Como uma equipe de marketing organizou a rotina de uma rede de postos num painel só

O Posto Galo é uma rede de postos de combustível na Grande Florianópolis. Quem cuida da comunicação da rede é um time de marketing de quatro pessoas. E esse time não cuida só de post e campanha. Ele recebe pedido de todo lado: da diretoria, do financeiro, do comercial, da TI e das próprias unidades.

A gente fez duas coisas pra eles: o site novo da rede e um painel interno, o Posto Galo Connect, usado pelo time de marketing pra organizar essa rotina. Vale deixar claro: o painel não é o sistema de operação dos postos. Ele é a ferramenta de trabalho do marketing.

Como era antes

O site antigo rodava num WordPress desatualizado. Trocar um banner, publicar uma vaga ou atualizar o endereço de uma unidade dependia de mexer num painel confuso, e nem sempre quem precisava publicar sabia onde clicar.

Fora do site, as demandas chegavam espalhadas. Um pedido vinha por mensagem, outro por e-mail, outro no corredor. Reclamação de cliente, pedido de material, aprovação de gasto, agenda de evento: cada coisa vivia num lugar. Pra saber o que estava pendente, alguém precisava juntar as peças de cabeça.

Com quatro pessoas atendendo uma rede inteira, esse jeito de trabalhar cobra caro. Não por falta de esforço, mas porque a informação não estava num lugar só.

O que a gente construiu

O site novo e o painel foram pensados juntos. O conteúdo do site é editado de dentro do painel, então o time não precisa mais de um segundo sistema pra isso.

O Posto Galo Connect tem 17 módulos. Dá pra agrupar em cinco frentes.

1. O site, editado pelo próprio time

• Banners e páginas: o time troca a campanha da home e ajusta páginas sem depender de ninguém.
• Unidades: endereço, horário e serviços de cada posto, atualizados num cadastro só.
• Notícias: publicação de novidades da rede.
• Vagas e candidaturas: a vaga é publicada no site e as candidaturas caem direto no painel.
• Mídia: biblioteca de imagens e arquivos usados no site.

2. A rotina do time

• Agenda e afazeres: o que cada pessoa tem pra fazer e quando.
• Demandas por setor: financeiro, comercial, diretoria, TI e as próprias unidades abrem pedidos no mesmo lugar. Cada pedido tem origem, responsável e situação. Acabou o "eu te mandei aquilo semana passada".
• Redes sociais: um quadro com os posts planejados, em produção e publicados.
• Eventos: cada evento com sua organização e uma galeria de fotos depois.

3. O cliente da rede

• Atendimento e reclamações: cada contato registrado, com tempo médio de resposta por unidade. O time vê onde o retorno está demorando.
• Avaliações: as notas dos clientes viram um ranking dos postos com melhor e pior avaliação. Fica fácil saber onde agir primeiro.
• Galo Card: as solicitações do Galo Card chegam ao painel e são acompanhadas por lá.

4. Recursos do marketing

• Financeiro de marketing: os gastos do setor organizados num lugar.
• Estoque de materiais: brindes, banners, uniformes. O painel avisa quando um item está acabando e precisa repor.
• Parceiros comerciais: cadastro das empresas parceiras da rede.

5. Controle e acesso

• Relatórios: exportação em PDF e planilha pra levar pra reunião ou mandar pra diretoria.
• Usuários e perfis: cada pessoa entra com o próprio acesso e vê o que o cargo dela pede. Uma mesma pessoa pode ter mais de um cargo, e o painel respeita isso.

Por que juntar tudo num painel só

Cada módulo, sozinho, poderia ser uma ferramenta diferente. Um sistema de chamados, um gerenciador de redes sociais, uma planilha de estoque, o painel do WordPress. Essa era justamente a situação de antes.

O ganho vem da soma. Quando a reclamação, o ranking de avaliações e a demanda da unidade estão no mesmo painel, o time cruza a informação sem esforço. Quando o estoque avisa que o banner acabou e o evento está na agenda da semana, ninguém precisa lembrar disso de cabeça.

E como o site é editado de dentro do painel, a vaga publicada e a candidatura recebida estão no mesmo lugar onde o time já trabalha todo dia.

Feito pro tamanho do time

Um ponto que guiou o projeto: são quatro pessoas. O painel não podia ser um sistema corporativo pesado, cheio de etapa e aprovação desnecessária. Cada tela foi pensada pra resolver uma tarefa do dia a dia com o mínimo de cliques.

Também por isso os perfis de acesso foram desenhados com cuidado. Quem abre uma demanda numa unidade não precisa ver o financeiro do marketing. Quem cuida das redes não precisa mexer no cadastro de parceiros. Cada um vê o que usa.

O que dá pra levar desse caso

Se o seu time também vive entre mensagem, e-mail e planilha, três perguntas ajudam:

1. Quantos lugares diferentes o time abre por dia pra saber o que está pendente?
2. Quem pede coisas pro time, e por qual canal cada um pede?
3. Que informação vocês só conseguem montar juntando dados à mão?

Se a resposta da primeira for "vários", a da segunda for "cada um por um canal" e a da terceira tiver mais de um item, um painel único provavelmente vai fazer diferença.

Se quiser entender como isso funcionaria na sua empresa, chama o time da Arcus Tech. A gente olha a rotina com você e mostra o que daria pra juntar num lugar só.